Secrétaire - Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative H/F - Formation Dom

Le Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative est le premier interlocuteur des visiteurs, stagiaires, clients, partenaires et organismes financeurs. Il assure l'accueil physique et téléphonique, la gestion administrative quotidienne ainsi que le suivi des dossiers de formation. Véritable pivot de l'organisation, il garantit la qualité de l'accueil, la fluidité des échanges et le bon fonctionnement administratif de la structure.

Les missions :
Accueil et relation clients :
Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, stagiaires, formateurs et partenaires.
Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes par e-mail.
Informer les candidats et les entreprises sur les formations proposées.
Gérer les inscriptions et accompagner les apprenants dans leurs démarches administratives.
Veiller à la qualité de l'accueil et à l'image de l'organisme.

Gestion administrative des formations :
Constituer, contrôler et suivre les dossiers administratifs des apprenants.
Préparer et assurer le suivi des documents liés aux formations : convocations, conventions, feuilles d'émargement, attestations, certificats, etc.
Mettre à jour les bases de données et les outils de gestion.
Assurer le classement et l'archivage des documents physiques et numériques.
Participer au respect des procédures qualité et réglementaires (Qualiopi, RGPD, etc.).

Soutien administratif et organisation :
Assurer le lien entre les différents services de l'entreprise.
Apporter un appui administratif aux équipes pédagogiques et commerciales.
Participer à la gestion des fournitures administratives, pédagogiques et des consommables.
Contribuer à l'amélioration continue des procédures internes.
Participer aux audits qualité et aux actions de suivi administratif.

Profil recherché :
Formation dans le domaine administratif, secrétariat ou gestion.
Première expérience réussie sur un poste similaire appréciée.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.
Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler en équipe.

Ce que nous vous offrons :
Un poste polyvalent au sein d'une structure dynamique en pleine évolution.
Un environnement de travail moderne et convivial.
Une équipe engagée au service de la formation et du développement des compétences.
Une mission essentielle au bon fonctionnement de l'organisme et à la satisfaction de nos apprenants.

Type de contrat : CDI
Temps de travail : Temps plein
Lieu : Rémire-Montjoly (Guyane)

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer le suivi des stocks en temps réel,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins

Qualification: Manoeuvre

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Outlook
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Capacité d'écoute
• Permanence téléphonique