Assistant de Direction CDD Kourou H/F - France Travail

Les ACT Guyane recherche pour son site de Kourou un(e) assistant (e) H/F à temps partiel (28h/semaine).Dans un rôle significatif d'appui du Chef de service de son établissement, l'assistant(e) de direction exerce une mission clef dans l'activité de la structure.Sur des fonctions polyvalentes, il/elle est garant de la bonne organisation de certains évènements : il/elle coordonne les activités administratives, participe à des missions ponctuelles, et appui plus généralement la direction de l'établissement. Sa proximité avec l'équipe dirigeante l'oblige à la plus grande confidentialité, et l'amène à coordonner un certain nombre d'activités auprès de nombreux interlocuteurs de sa structure.Rattaché-e à la directrice et en lien fonctionnel avec la le Chef de service, vous les soutenez dans le suivi administratif et comptable de l'établissement. Vous contribuez activement à la gestion administrative des ressources humaines, la gestion des fournisseurs, à l'accueil et à la gestion des dossiers des résidents.Missions et Activités :Secrétariat :- Gérer le secrétariat de direction et l'interface avec les services internes et externes- Filtrer les correspondances et appels téléphoniques vers la Direction- Accueil physique des visiteurs- Organiser les rendez-vous, le planning, et les déplacements de la cheffe de service et le cas échéant des collaborateurs.- Actualiser les informations professionnelles et règlementaires et procède à l'archivage et au classement des documents.- Conçoit et rédige des courriers, rapports, notes et présentations.- Préparer et organiser les réunions notamment celle relatives à la vie associative (convocations, préparation des dossiers, envoi des documents, réservations des salles, suivi liste des présents, diffusion des procès-verbaux .).- Contribuer à la gestion RH de l'établissement- Assurer la gestion administrative du personnel en lien avec l'équipe de direction et Tenir le registre du personnel et les dossiers du personnel,Gérer les absences (congés, arrêts maladie, maternité, AT, etc.),- Gérer la partie administrative des relations avec les Instances Représentatives du Personnel.- Tenir à jour le panneau d'affichage employeur.Gestion comptable:- Tenue de la caisse, du journal des dépenses et des factures à payer- Récupération, vérification et transmission des documents comptables au référent comptableRésidents :- Accueil, écoute et orientation- Gérer les dossiers des résidents (constitution de son dossier unique, suivi, encaissement des participations financières, courriers).Missions transversales :- Classement et archivage, Optimisation des processus et outils- Préparer les éléments administratifs et assurer le suivi des dossiers des résidents.

Experience: 2 An(s)Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Classer des documents,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques,Savoir adapter son mode de communication au public,Bonne communication orale et écrite,Appétence pour le travail en équipe réduite,gestion des dossiers du personnelPermis: B - Véhicule léger exigéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaireListe des qualités professionnelles:Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Facturation
• Gestion des fournisseurs
• Traitement du courrier
• Encaissement
• Empathie